Ege Üniversitesine dev arşiv

İZMİR (Ege Ajans) - Atiye Okur- Burçin İvren- Alper Tutaşı- Ege Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesi altyapısını ve ortak işlemlerini yürüttüğü birimlerini iyileştirmeye ve geliştirmeye devam ediyor. Ege Üniversitesi Hastanesi “Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ve Hastane Merkez Arşivi” yenilenerek hizmete açıldı.

Açılışa Ege Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Candeğer Yılmaz, Tıp Fakültesi Dekanı Prof. Dr. Kamil Kumanlıoğlu, Başhekim Prof. Dr. Mehmet Özkahya, Başhekim Yardımcısı Prof. Dr. Alper Tünger ve öğretim elemanları katıldı.

Başhekim Prof. Dr. Mehmet Özkahya, “ Uzun zamandan beri hastanemizi her alanda yenilik ve güncellemeye çalışıyoruz. Arşiv alanı ile hastanemizdeki tüm bilgiler elektronik ortama alınarak saklanması sağlanacak. Merkez arşivimiz 5 bin metreküp hacimlik alana kurulu ve 1 milyon dosya kapasiteye sahip.Taşınır Kontrol Kayıt Birimi ise 10 bin metreküp depolama imkânına sahip olarak yenilendi” dedi.

Başhekim Yardımcısı Prof. Dr. Alper Tünger, “ Arşiv, adli ve hukuki bir sorun olması durumunda belge niteliği taşıdığı için çok önemlidir. Hastanemiz için önemi ise, arşiv deposunun dolması ve bu yüzden yeni arşivlerin kayıt edilememesi. Bu sorunlar başlamadan evvel, buna çözüm bulmak için bir alt yapı projesi hazırladık ve 8 kişilik bir ekip kurduk. Önceliğimiz hasta dosyaları olmak üzere, belgeleri dijital ortama yükleyip var olan belgeleri de belli bir düzen içinde ve minimalize ederek saklamak. Bunun için güçlü dosya ve film tarayıcıları hazırlandı. 5bin metreküplük bir alan inşa edildi. Bu alan 1 milyondan fazla hasta dosyası yani yaklaşık 30 milyon belge alabilecek şekilde hazırlandı. Altyapı hazırlığında bile 3 milyona yakın veriyi taradık. İlk hedefimiz, anabilim dallarından başlayarak on üç yıla ait hasta dosyalarını dijital ortama aktarmak. Bu arada bir de “hastaneeays.ege.edu.tr” adıyla bir portal kuruldu. Anabilim dalı başkanı ya da hastanın doktoru gibi ilgili kişilerin şifre ile girilebilecekleri ve dosya bilgilerine ulaşabilecekleri bir portal bu. Adli ve hukuki bir evraka ulaşmak gerektiğinde de bir rahatlık sağlayacak” diye konuştu.

ELEMAN TASARRUFU SAĞLIYOR

Ege Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Candeğer Yılmaz, “ Bir üniversitenin derecelendirilmesinde kütüphanesi ve ürettikleri çok önemlidir. Uzun zamandan beri vazgeçilmez projelerimiz var. Bunlar merkezi ameliyathane, diğeri hayvan deneyleri merkezi, arşiv, merkezi kütüphane, merkezi otopark ve kongre merkezi. Arşivleme sistemi, temel stratejik hedeflerimiz arasındaydı. Bunun için önce bir pilot çalışma yaptık. Hasta dosyaları üzerine çalışmalarımızı sürdürdük. Çok büyük bir emek harcadık. Burada yaptığımız şey, daha önce başlayan bir projenin bitirilmesi. Ege Üniversitesi kimliği bunu gerektiriyor. Bunu görmekten çok mutluyum. Başhekimlik başta olmak üzere doğrudan ve dolaylı olarak destekleyen, içinde çalışan tüm arkadaşlarıma teşekkür ediyorum. Bu şekilde eleman tasarrufu yapmış olacağız. Önceden herhangi bir evrak gerektiğinde, personel depoya gidiyor, o dosyayı buluyor, onu getiriyor ve onu isteyen kliniğe bilgi veriyordu. Şimdi ise yeni sistemimizle çalışanlarımız, çok hızlı ve oturduğu yerden bilgiye ulaşabiliyor” dedi.

Ege Üniversitesi Taşınır Kayıt Kontrol Birimi; Tıbbı ve tıbbı olmayan her türlü malın saklanabileceği 2700 metre kare alana kurularak, 10 bin metreküp depolama imkânı, +4 0C depolama alanı ile gerekli fiziki ve elektronik güvenlik tedbirlerinin alındığı bir alan olarak dizayn edildi.

2,5 MİLYON BELGE DİJİTAL ORTAMA AKTARILDI

Yine Hastane Merkez Arşivi de 5 bin metre küp hacimlik bir alana kurularak, 1 milyon dosya kapasiteye sahip 4 depo ve 18 raf sistemi ile yenilendi. Merkez Arşivi iki adet 15 film/ dakika kapasiteli radyografi tarayıcı, iki adet 90 sayfa/dakika kapasiteli doküman tarayıcı ile hizmet verecek. Doküman Yönetim Sistemi ile “ hastaneeays.ege.edu.tr” portalı üzerinden hastane çalışanlarının sisteme ulaşabilme olanağı sağlandı. Şu ana kadar bu sistem ile 2 milyon 628 bin 635 belge dijitalleştirildi. Yenilenen sistem ile 30 milyon belgenin dijital ortama aktarılması hedefleniyor.